Nhiều người chủ khi mở quán chưa có kinh nghiệm quản lý quán cafe, không kiểm soát được doanh thu, chi phí, nguyên vật liệu. Điều này khiến cho người chủ quán thậm chí không thể kiểm soát được doanh thu, chi phí, nguyên vật liệu trong một tháng.
Chính việc quản lý cafe như vậy dẫn đến những thất thoát không đáng có, tạo lỗ hổng khiến nhân viên có thể lợi dụng để trục lợi cá nhân. Sau đây Hian Media xin giới thiệu các cách quản lý quán cafe hiệu quả.
1. Chất lượng sản phẩm
Vấn đề về chất lượng sản phẩm đi liền với công thức pha chế, mùi vị của món nước, nguyên liệu pha chế cũng như mức độ hài lòng trước và sau khi khách hàng trải nghiệm dịch vụ.
Các quán cafe phải đảm bảo và duy trì được giá trị cốt lõi của mình. Đồng thời bảo đảm về chất lượng dịch vụ phải gần như tương đương nhau. Như vậy mật độ quán cafe đông khách mới đảm bảo.
Thời điểm khi vừa khai trương và sau khi quán hoạt động được một thời gian hoặc giữa chi nhánh này với chi nhánh khác thì chất lượng món nước khi đến tay khách hàng phải gần như tương tự nhau. Đồng thời giá cả giữa các chi nhánh trong chuỗi phải đảm bảo đồng nhất với nhau, tránh việc cùng một thương hiệu nhưng mỗi chi nhánh lại để một giá.
Về nguyên liệu đầu vào, bạn cần đảm bảo nguyên liệu có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng và đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm. Điều này rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe của người tiêu dùng. Tại quầy thu ngân, khi bạn trưng bày giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm, bạn đã phần nào lấy được niềm tin của khách hàng ngay từ lần đầu khach hàng vào quán.
Bên cạnh chất lượng và hương vị sản phẩm, bạn cũng nên chú trọng đến hình thức trang trí bên ngoài của thức uống. Một ly đồ uống được trang trí đẹp mắc, chỉnh chu sẽ thu hút khách hàng hơn là một ly thức uống được decor quá đổi bình thường và không bắt mắt.
Cuối cùng, nếu quán có thêm hệ thống shipper giao hàng, quán cần đảm bảo chất lượng sản phẩm đến tay khách hàng luôn được đồng nhất, giao hàng nhanh nhất cho khách hàng.
2. Quản lý nhân viên
Khi mở một hệ thống kinh doanh cafe, điều đầu tiên đó chính là tuyển nhân viên có thái độ tốt. Một nhân viên có ít kinh nghiệm, nghiệp vụ trong công việc có thể đào tạo được, nhưng một nhân viên có thái độ không tốt sẽ dẫn đến nhiều hệ luỵ cho quán.
Hệ luỵ đầu tiên phải kể đến khi tuyển một nhân viên có thái độ không tốt đó là cách họ cư xử với khách hàng, làm mất khách hàng. Nhiều nhân viên lợi dụng lỗ hổng trong quản lý để ăn cắp thời gian hoặc gây thất thoát cho quán cafe. Vì vậy, điều cần làm là tuyển dụng đúng người có thái độ tốt.
Về phía người quản lý, bạn cần đảm sự công bằng giữa các nhân viên, tránh việc phân biệt đối xử sẽ làm mất lòng nội bộ. Ngoài ra bạn cần xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết để nhân viên theo đó làm việc, bạn cũng dễ quản lý công việc hằng ngày của nhân viên hơn.
Việc động viên khuyến khích nhân viên cũng quan trọng không kém. Nếu chỉ có lương nhưng không có một hình thức động viên, khen thưởng bằng tiền cũng dễ dàng khiến họ nản mà rời bỏ quán bạn.
Vậy nên xây dựng hệ thống KPI cũng là một phương pháp hữu hiệu giúp bạn quản lý nhân viên dễ dàng hơn. KPI là công cụ đắc lực sẽ giúp bạn nắm bắt được hiệu suất làm việc của nhân viên cũng như đánh giá năng lực của nhân viên hằng tháng, từ đó có mức thưởng phạt riêng.
Các chỉ số KPI bạn có thể đánh giá bao gồm: các công việc cần thực hiện, mục tiêu đề ra, thực tế đạt được, thời gian thực hiện,…
3. Quản lý dòng tiền, doanh thu
Điều cần quan tâm hơn hết khi mở quán cafe thì quan trọng nhất là lợi nhuận, nên bạn phải biết cách quản lý thu chi một cách chặc chẽ để không phải hao hụt tiền bạc. Bởi vì tiền cũng vẫn là thành phần trung tâm của quán, không có tiền không có doanh thu thì không thể duy trì hoạt động quán được.
Quản lý thu
Đã có rất nhiều trường hợp ở những quán cafe vào mỗi cuối ca kiểm tra lại tiền thì đều bị hụt hoặc dư tiền. Có khá nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này:
• Nhân viên thu ngân thiếu trung thực: để tránh tình trạng này, việc tuyển chọn vị trí thu ngân rất quan trọng. Việc thu ngân lấy bớt tiền của quán là điều có thể xả ra nếu bạn không có những yêu cầu khắt khe trong việc tuyển thu ngân.
• Quên thối tiền thừa lại cho khách: trong những trường hợp quá quán đông khách việc quên thối tiền là điều sẽ xảy ra, nên bạn cũng nên chú ý nhắc nhở nhân viên phải thật cẩn thận, tránh trường hợp khách quay lại đòi tiền. Họ sẽ có cái nhìn không tốt về quán của bạn.
• Thu nhầm tiền: trường hợp này cũng sẽ hay xảy ra đối với những quán thanh toán hóa đơn thủ công.
Quản lý chi
Ở những cửa hàng kinh doanh cafe, nhà hàng, quán ăn ngoài việc quản lý lợi nhuận thu được còn phải tính toán tới việc chi. Bạn phải kiểm soát được bạn chi ra bao nhiêu trong mỗi ngày cửa hàng bạn hoạt động để không dẫn đến việc bị hụt hàng hóa hoặc thu-chi không cân xứng. Một giải pháp toàn diện, tối ưu hóa trong việc bán hàng của bạn là sử dụng phần mềm quản lý quán cafe. Phần mềm phù hợp với tất cả các mô hình kinh doanh cafe hiện nay, giải quyết tất cả những vấn đề trong khâu quản lý của bạn.
Quản lý công nợ
Nhằm giúp cho dòng tiền tại cửa hàng luôn được ổn đinh, ngoài việc quản lý thu – chi, bạn cũng nên để tâm đến công nợ đối tác, khách hàng.
Dưới đây, PosApp sẽ bật mí cho bạn các thao tác giúp cho việc quản lý công nợ hiệu quả hơn. Cụ thể:
+ Tạo một hệ thống theo dõi công nợ hoàn chỉnh bao gồm: tên đối tác, ngày giao dịch, nội dung, ghi chú, kỳ trước, kỳ sau,…
+ Duy trì tốt các mối quan hệ với đối tác
+ Xem lại các khoảng phải thu thường xuyên với khách hàng
+ Gửi hóa đơn chứng từ đến khách hàng nhanh chóng
+ Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi công nợ của đối tác.
4. Quản lý nguồn nguyên liệu
Khi kinh doanh mô hình quán cafe, ngoài chi phí tiền thuê mặt bằng thường là tiền nguyên vật liệu. Đây là 2 chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất. Nếu nhập không đủ sẽ ảnh hưởng đến số lượng đồ ra phục vụ khách, nếu nhập thừa những nguyên liệu khó bảo quản thì sẽ rất lãng phí.
Thậm chí ngay cả khi có công thức chế biến với định mức nguyên liệu chuẩn cho mỗi món nước, rất khó đảm bảo nhân viên pha chế của mồi quầy sẽ tuân thủ chặt chẽ khi không có người chủ sát sao bên cạnh.
Nhiều quán cafe khi mở ra dù có doanh số lớn, lượng khách hàng đông nhưng không kiểm soát được lượng nguyên liệu khiến nhân viên lợi dụng, cấu kết với nhau làm thất thoát đi một lượng lớn doanh thu của chủ quán cafe.
5. Cách quản lý chuỗi cafe hiệu quả
Bạn có thể dễ dàng giải quyết được vấn đề này với phần mềm quản lý quán cafe mà không cần phải thuê mướn nhân viên quản lý. Mọi nghiệp vụ từ quản lý nhân viên, quản lý dòng tiền và doanh thu cho đến quản lý, định lượng nguyên vật liệu. Tất cả đều được tích hợp trong phần mềm quản lý quán cafe, nhà quản lý chỉ cần mất 5 phút làm quen với phần mềm là đã có thể sử dụng tất cả các tính năng mà phần mềm đem lại.
6. Đồng bộ hình ảnh thương hiệu quán
Đối với thương hiệu cafe có nhiều chi nhánh, điều gì sẽ xảy ra khi nước uống của mỗi chi nhánh trong hệ thống có vị khác nhau, nhân viên mặc đồng phục không giống nhau hay chất lượng phục vụ mỗi nơi mỗi khác,. Khách hàng sẽ có một cái nhìn không mấy thiện cảm về thương hiệu của bạn.
Do vậy, việc đồng bộ về phục vụ, thống nhất quy trình như nhau tại tất cả các chi nhánh là điều bạn cần làm ngay khi bắt đầu mở rộng kinh doanh. Những yếu tố từ đồng phục, cách phục vụ, chào hỏi khách, đến quy trình order, tính tiền,… đều cần phải được chuẩn hóa và áp dụng như nhau tại tất cả chi nhánh.
7. Đồng bộ dữ liệu khách hàng
Để có thể giữ chân khách hàng, hiện nay đa số những thương hiệu cafe sẽ tạo ra chương trình Membership. Khách hàng sẽ đăng ký thông tin cá nhân để tạo thẻ thành viên. Những khách hàng sẽ được tích điểm sau mỗi hóa đơn thanh toán và được hưởng những ưu đãi từ cửa hàng. Việc thu thập thông tin và đồng bộ dữ liệu của khách hàng, cũng sẽ giúp bạn phân biệt được những khách hàng thân thiết, thường xuyên lui tới từ đó sẽ đưa ra những chương trình khuyến mãi phù hợp với họ.
