Những Cách Quản Lý Thu Ngân Quán Cafe Hiệu Quả

cách quản lý thu ngân
Quản Lí

Muốn mở được một quán cafe là điều không hề dễ dàng, bạn đã phải tốn rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc để đầu tư. Vì vậy những cách quản lý thu ngân quán cafe hiệu quả vô cùng quan trọng, để đảm bảo quán đủ ngân sách hoạt động đến khi thu hồi vốn và bắt đầu sinh lời.

Những cách sau đây sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện, giúp thực hiện tốt hơn việc quản lý thu ngân quán cafe.

 

Biết Rõ Công Việc Thu Ngân Quán Café

Thu ngân quán café cần làm những gì? Đối với công việc thu ngân quán café, những nhiệm vụ bên dưới luôn nằm trong danh sách cần thực hiện mỗi ngày.

  • Kiểm tra quầy tính tiền, sổ sách, các loại máy móc và dụng cụ thu ngân.
  • Kiểm tra số lượng tiền lẻ, nếu thiếu phải nhanh chóng đổi.
  • Xem xét số lượng biểu mẫu cần dùng theo định mức mỗi ngày để kịp thời bổ sung.
  • Kiểm tra hóa đơn giá trị gia tăng từ ngày hôm trước.
  • Nhận yêu cầu thanh toán từ khách, từ phục vụ, in hóa đơn và nhờ khách kiểm tra hóa đơn. Tiếp theo, nhận tiền và tiến hành thối lại nếu có. Tiền nhận từ khách cần kiểm tra và phân loại, cất vào tủ chuyên dụng.
  • Nếu khách hàng thanh toán bằng thẻ tín dụng, bạn phải kiểm tra số thẻ, chữ ký và cà thẻ chính xác.
  • Sau mỗi ca và ngày làm việc, thu ngân phải bàn giao lại bộ sổ sách thu chi trước đó cho người làm ca sau, đếm tiền và nộp cho người được phụ trách.
  • Cuối mỗi ca, người thu ngân phải sắp xếp các chứng từ theo trình tự như sau: bấm ghim toàn bộ hóa đơn bán hàng, lưu ý là không được bấm ghim hóa đơn thẻ theo hóa đơn bán hàng. Các voucher khuyến mại phải bấm vào mặt sau của hóa đơn sử dụng voucher khuyến mại đó.

Quản Lý Nguyên Liệu Quán Café Tránh Thất Thoát

Kiểm Kê

Khác với khoản chi cho bàn ghế, mặt bằng, dụng cụ pha chế… khoản chi cho nguyên liệu quán café không ổn định, có thể thay đổi theo từng giai đoạn kinh doanh. Bạn cần chú ý khâu nhập nguyên liệu để tránh việc nhập quá nhiều không sử dụng hết dẫn đến hàng hết hạn hoặc hư hỏng gây lãng phí. Nhập hàng không đủ phục vụ dẫn đến mất khách. Hoặc lượng hàng xuất nhập tồn không trùng khớp với nhau.

Tính Toán Bằng Phần Mềm

Bí quyết quản lý nguồn nguyên liệu để tránh lãng phí và thất thoát chi phí, gia tăng lợi nhuận kinh doanh là sử dụng phần mềm quản lý nguyên liệu. Phần mềm giúp bạn kiểm soát 1kg café sẽ pha được bao nhiêu ly.

Bạn cũng nắm được lượng nguyên liệu sử dụng bình quân trong từng thời điểm, nguyên liệu nào cần mua mới, nguyên liệu nào cần bổ sung để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Chỉ với vài thao tác với phần mềm, bạn có thể cập nhật nhanh chóng báo cáo nguyên liệu theo giờ, theo ngày, theo hóa đơn, theo món… Thông qua đó, bạn nắm được thức uống nào được ưa chuộng, thức uống nào không được ưa chuộng để thực hiện chiến lược kinh doanh đẩy mạnh tiêu thụ.

Sử Dụng Phần Mềm Thu Chi Quán Café

Cuộc cách mạng công nghệ 4.0 đã giúp bạn thực hiện công việc quản lý thu ngân đơn giản mà hiệu quả. Thay vì sử dụng các mẫu sổ thu chi quán café bằng giấy, đa số các cửa hàng đã áp dụng phần mềm trong kinh doanh.

Với một phần mềm quản lý thu chi khoảng 200 – 300 triệu, bao gồm máy tính bảng thanh toán. Bạn sẽ dễ dàng quản lý được tất cả đơn hàng, nguồn thu chi, doanh thu và báo cáo lợi nhuận theo ngày, tháng, quý, năm… chi tiết. Khi sử dụng phần mềm thu chi quán café, bạn cũng kiểm soát được nguồn vốn đầu tư phù hợp, tránh được tình trạng “vung tay quá trán” dẫn đến thua lỗ.

>> Xem thêm: Những loại hình cafe bền vững có chứng nhận quốc tế

Bổ Sung Thêm Kỹ Năng Từ Các Lớp Học Ngắn Hạn

Thêm một bí quyết nho nhỏ giúp bạn quản lý nguồn nguyên liệu khoa học hơn. Bạn có thể học thêm kỹ năng tính toán, kiểm soát chi phí tại các lớp pha chế đồ uống. Tại đây, bạn không chỉ được học về công thức pha chế để mở quán, mà còn được hướng dẫn cách lên thực đơn, cách kiểm soát nguồn nguyên liệu, tính toán được nguyên liệu cần sử dụng cho một ly thức uống, định lượng khẩu phần thức uống và tính giá cost

Những kiến thức này không chỉ giúp ích cho việc quản lý nguyên liệu mà còn giúp nắm được phương pháp kinh doanh mang về lợi nhuận cao cho quán café.

Quản lý thu ngân quán café là công việc đòi hỏi bạn phải là người có kiến thức trên nhiều lĩnh vực. Vì vậy, để hiện thực mục tiêu mở quán kinh doanh, trước hết bạn nên biết nhiều trong lĩnh vực kinh doanh và tham gia nhiều khóa học như khóa học pha chế, khóa học khởi sự kinh doanh nhà hàng – café để được các chuyên gia chia sẻ bí quyết kinh doanh thành công. Những chia sẻ trên đây là một trong những bước quan trọng để bạn có thể bắt đầu cho mình một kế hoạch kinh doanh rõ ràng từ những bước đầu tiên. Chúc bạn thành công!